Praktijkwebsite laten maken: een site die cliënten aantrekt
Een praktijkwebsite laten maken die vertrouwen wekt en cliënten aantrekt? Wij bouwen professionele websites voor psychologen, therapeuten, huisartsen, diëtisten en andere zorgverleners in Zuid-Holland. Met online aanmelding, heldere informatie en een rustige uitstraling die past bij de zorg.
Een praktijksite draagt gegevens die een gewone bedrijfssite niet draagt
Zodra iemand via je site een afspraak maakt of een vraag stelt, staat er iets in dat je liever niet ergens laat rondslingeren. Dat maakt het bouwen van een praktijksite technisch en organisatorisch anders dan het bouwen van een gewone bedrijfssite, en het is precies het stuk dat in een standaardsjabloon wordt overgeslagen.
Het eerste bericht is meteen het gevoeligste
Op een gewone bedrijfssite vraagt iemand een offerte aan. Op een praktijksite typt diezelfde bezoeker in een open veld waar hij last van heeft, sinds wanneer, en wat de vorige behandelaar ervan zei. Dat gebeurt niet omdat je erom vraagt, maar omdat het veld er staat en er geen grens in zit.
- Dat bericht gaat daarna door je mailserver, langs een spamfilter en vaak ook nog naar de bezoeker zelf als bevestiging
- Op drie plekken staat dan iets wat je nooit gevraagd hebt
Een afspraak op zich zegt al iets
Een naam, een tijdstip en de naam van jouw praktijk vormen samen al een gegeven, ook zonder dat er iets over een klacht bij staat. Daarom kijken we bij een praktijksite niet alleen naar wat er in een bericht staat, maar ook naar waar het blijft staan en wie erbij kan.
- Waar komt de bevestiging terecht, en wat staat er precies in
- Wie kan er nog bij als de balie wisselt of iemand uit dienst gaat
De keuze waar berichten blijven staan, maak je één keer
Achteraf verhuizen van een gedeeld postvak naar een systeem met eigen inlog kost meer dan het meteen goed inrichten. Het is een keuze die je bij de bouw maakt, samen met de vraag hoe lang je iets bewaart en wie het opruimt.
- Een gedeeld postvak groeit vanzelf en wordt nooit meer opgeruimd
- Een termijn afspreken is makkelijker dan hem er later in bouwen
Wat er in een standaardsjabloon gebeurt
De meeste sites krijgen hetzelfde contactblok als een aannemer of een adviesbureau: naam, mail en een groot open veld. Dat werkt prima voor een offerteaanvraag. Bij een praktijk levert het je een postvak op waar je liever niet te lang over nadenkt.
- Wij beginnen daarom bij het formulier en de agenda, en pas daarna bij de vormgeving
- Zie ook onze aanpak per branche voor andere vakken
Vraag je bezoeker niet om te beschrijven wat hij mankeert
Op bijna elke praktijksite staat een groot open veld met de vraag waar we je mee kunnen helpen. Mensen vullen dat eerlijk in, en dan heb jij een postvak met verhalen die je niet gevraagd hebt. Je hebt die informatie ook niet nodig, want wat je nodig hebt is genoeg om iemand goed terug te kunnen bellen.
Genoeg om iemand goed terug te kunnen bellen
- Naam en telefoonnummer, want bellen is bij een praktijk vaak sneller dan mailen
- Wanneer je bereikbaar bent, met twee of drie dagdelen om aan te tikken
- Of je hier al eerder bent geweest, met alleen ja of nee
- Voor wie de vraag is: voor jezelf of voor iemand anders die je helpt
- Naar wie of naar welk onderwerp de vraag gaat, als je meerdere behandelaren hebt
- Of het om een nieuwe aanmelding gaat of om een afspraak die al staat
Wat op een website niet thuishoort
- Een open veld met "beschrijf je klacht", ook niet als "eventuele toelichting"
- Geboortedatum, burgerservicenummer of het nummer van je verzekering
- De naam van je huisarts, je verwijzer of je vorige behandelaar
- Bijlagen: een foto of een brief van het ziekenhuis wil je niet in je postvak
- Welke medicijnen iemand gebruikt of wat er eerder is gedaan
- Een verplicht vinkje bij een tekst die niemand leest en die niets regelt
En waar komt dat bericht dan terecht?
Dit is de tweede helft van dezelfde vraag, en de helft die bijna nooit wordt gesteld. Een formulier verstuurt niet alleen, het levert ook ergens af. Drie manieren, met eerlijk erbij wanneer de goedkoopste genoeg is.
| Waar je op let | Naar een gewoon postvakwat de meeste sites doen | Mail via een beveiligde verzendingeen dienst ernaast | Een berichtenmap in de site zelfmet een eigen inlog |
|---|---|---|---|
| Waar het bericht komt te staan | In het postvak van degene die dat adres beheert, en meestal ook in de verzonden map van je server. | Bij de dienst die de mail aflevert. In je postvak staat een melding dat er iets klaarstaat. | In je eigen site, achter een inlog. Je krijgt per mail alleen een seintje, zonder inhoud. |
| Wie erbij kan | iedereen die het wachtwoord kent, ook op een telefoon waar iemand over de schouder meekijkt | De ontvanger, nadat hij bij de dienst inlogt. | ja iedereen een eigen inlog, die je intrekt op de dag dat iemand weggaat |
| Terugvinden na drie maanden | zoeken in een postvak, tussen de nieuwsbrieven en de facturen door | hangt af van hoe lang die dienst bewaart, en dat weet bijna niemand | ja op naam en datum, met erbij wie het gelezen heeft |
| Opruimen op een afgesproken termijn | met de hand, en dus in de praktijk nooit | deels, en alleen aan de kant van de dienst | ja automatisch, na een termijn die je zelf instelt |
| Als de balie wisselt of iemand ziek is | Doorsturen of het wachtwoord delen, en dat laatste gebeurt vaker dan iemand toegeeft. | Een tweede account bij de dienst, meestal tegen bijbetaling. | Een collega krijgt de rechten erbij en je ziet terug wie wat heeft opgepakt. |
| Wat het kost | Niets extra, het zit in je hosting. | Een vast bedrag per maand per gebruiker. | Bouwwerk vooraf en daarna onderhoud, omdat het moet blijven werken. |
| Wanneer dit genoeg is | Alleen als je formulier echt niets gevoeligs kan bevatten, en dat bepaal je door de velden te schrappen. | Bij weinig berichten en één vaste ontvanger. | Bij meerdere behandelaren, een wisselende balie of berichten die je terug moet kunnen vinden. |
De tabel schuift opzij op een smal scherm.
De ruimte laten zien scheelt vragen
Bij een praktijkwebsite is het beeld geen opsmuk. Een bezoeker wil weten waar hij binnenkomt, of het er rustig is en of hij zich er op zijn gemak voelt.
Wij vragen daarom altijd om foto’s van de eigen ruimte, en gebruiken pas algemeen beeld als die er echt niet zijn.
Eén agenda, en de site kijkt daarin mee
Wat het oplevert is vooral rust. Een flink deel van de aanvragen komt binnen buiten kantooruren, precies op het moment dat er niemand kan opnemen. De telefoon rinkelt minder tijdens een behandeling, en de balie hoeft minder vaak terug te bellen om alsnog een tijd af te spreken. Dat merk je pas na een week of vier, en dan meteen goed.
Er is één agenda, en dat is die van de praktijk
De agenda achter de balie is leidend. De site houdt geen tweede agenda bij, maar leest de eerste uit en schrijft er ook in terug. Zodra er twee lijsten met tijden bestaan, gaan ze uit elkaar lopen, en dan wint altijd degene die voor een dichte deur staat.
- Wat je in de praktijk verzet, is kort daarna ook online weg
- Vakanties, feestdagen en studiedagen zet je op één plek, niet op twee
- Spreek af wie de agenda instelt en wie hem mag aanpassen, voordat de site live gaat
Niet elke afspraak hoeft online te kunnen
Een eerste afspraak duurt vaak langer en vraagt soms overleg. Een vervolgafspraak niet. Laat online alleen de soorten staan die zonder tussenkomst kunnen, en zet voor de rest een terugbelverzoek neer in plaats van een knop die tot een verkeerd tijdslot leidt.
- Per soort afspraak een eigen duur, anders loopt de dag scheef
- Een grens hoe ver vooruit en hoe kort van tevoren iemand nog kan boeken
- Een duidelijke tekst over afzeggen, op dezelfde pagina en niet ergens in de voorwaarden
Waar het misgaat als de twee agenda’s niet kloppen
Dit is de storing die het meeste werk oplevert en die je het laatst ziet aankomen. Niemand belt om te zeggen dat het online systeem een verkeerd tijdslot aanbood. Ze staan gewoon op de stoep, of ze komen niet.
- Twee mensen op hetzelfde tijdslot, en één van de twee moet naar huis
- Iemand die komt op een dag dat de praktijk dicht is, omdat die vrije dag alleen in de agenda achter de balie stond
- Een gaatje tussen twee behandelingen dat online vrij lijkt maar in werkelijkheid de uitloop is
- Een bevestiging die niet aankomt, waarna diegene toch nog belt om te vragen of het gelukt is
Een week meedraaien voordat het live gaat
Wij laten de balie zelf tien afspraken maken en weer afzeggen, met een echte telefoon en niet op een grote monitor. Dat kost een week en het haalt er de fouten uit die je anders pas in de eerste drukke week tegenkomt.
- Komt de bevestiging aan, ook in de ongewenste map, en staat het juiste adres erin
- Wat gebeurt er als iemand twee keer op verzenden drukt
- Wat ziet de bezoeker als er die week helemaal niets vrij is
Wachttijden en aanmeldstops laten zien, ook als het je bezoekers kost
De meeste praktijksites zwijgen hierover, of verstoppen het onderaan de contactpagina. Terwijl het voor iemand die zoekt de belangrijkste vraag is: kan ik hier terecht, en wanneer. Waar sta jij op dit moment?
Zet erbij hoe snel iemand terecht kan
Als je plek hebt, is dat het belangrijkste wat er op je site kan staan. Niet als slogan, maar als termijn: binnen hoeveel weken kan iemand een eerste afspraak verwachten.
Past bij: praktijken die willen groeien. Zet de datum erbij waarop je het hebt bijgewerkt, anders gelooft niemand het.
Noem de termijn en de datum, niet "op dit moment druk"
Een vage zin levert alsnog een telefoontje op, want dan moet iemand het toch vragen. Een termijn met een datum erbij beantwoordt de vraag voordat hij gesteld wordt.
Past bij: de meeste praktijken, het grootste deel van het jaar. Wij bouwen het als een veld dat je zelf aanpast, zodat het geen bureauklus wordt.
Zeg het bovenaan, niet onderaan
Een aanmeldstop hoort boven de vouw op je aanmeldpagina te staan, in gewone woorden, met de datum tot wanneer die naar verwachting duurt. Wie dat leest en toch belt, belt met een reden.
Past bij: praktijken die vol zitten. Zet erbij wat iemand dan wel kan doen, ook als dat is: kijk bij een collega.
Op papier kost dit je bezoekers. Een deel klikt weg zodra het woord aanmeldstop in beeld komt, en dat zie je terug in je cijfers. Wat je ervoor terugkrijgt zie je niet in die cijfers: minder gesprekken waarin je iemand moet teleurstellen, en minder aanmeldingen die je toch niet kunt aannemen. Het is het soort keuze waar een praktijk zelf niet snel op komt, omdat een website voelt als een plek waar je jezelf aanprijst. Eén voorwaarde wel: een wachttijd die er een jaar ongewijzigd staat, is schadelijker dan geen wachttijd. Daarom bouwen we het als een veld dat jij in dertig seconden zelf bijwerkt.
Iedereen een eigen pagina, met een gezicht en een naam
Bij een praktijk met meer dan één behandelaar kiest je bezoeker niet alleen de praktijk, maar ook een persoon. Een teampagina met zes kleine pasfoto’s doet dat werk niet. Een eigen pagina per behandelaar wel, en die pagina blijft je ook bezighouden op de dag dat iemand vertrekt.
Iedereen een eigen pagina, met een gezicht en een naam
Een teampagina met zes pasfoto’s naast elkaar is een groepsportret. Een eigen pagina per behandelaar is iets anders: daar staat wie je bent, op welke dagen je er bent en of je op dit moment nieuwe aanmeldingen aanneemt. Voor iemand die twijfelt of hij belt, scheelt dat een stap.
- Een echte foto, geen stockbeeld, en het liefst niet in tegenlicht
- De naam zoals die ook in de agenda en aan de deur staat
- De dagen waarop iemand aanwezig is, want dat is vaak de eerste vraag
Zo’n pagina wordt ook los gevonden
In de praktijk zie je dat mensen op de naam van een behandelaar zoeken, niet op die van de praktijk. Ze zijn doorverwezen, ze hebben een naam gehoord van een buurvrouw, of ze willen weten of degene die ze straks zien er nog werkt. Zonder eigen pagina komen ze uit bij een lijstje.
- Elke behandelaar een eigen adres, niet een uitklapblokje op de teampagina
- Meer over gevonden worden staat op de pagina’s hieronder, niet hier
Wat er wel en niet op zo’n pagina hoort
Feitelijke dingen: naam, foto, dagen, waar iemand voor bereikbaar is, registraties en opleiding als je die wilt noemen. Wat er niet op hoort is een belofte over wat een behandeling doet of oplevert, want daar gelden de regels van je beroepsgroep voor en niet de regels van reclame.
- De contactroute per persoon, of juist bewust via de balie
- Of iemand nieuwe aanmeldingen aanneemt, met dezelfde datum als bij je wachttijd
Wat er gebeurt als iemand weggaat
Dit is het punt waar het bijna altijd blijft liggen. Iemand vertrekt, de pagina blijft maanden staan, en er komen aanmeldingen binnen voor een behandelaar die er niet meer is. Of de pagina wordt weggegooid en iedereen die op die naam zoekt, komt op een foutmelding.
- Eerst uit de online agenda halen, dat is dezelfde dag nog nodig
- Daarna de pagina laten doorverwijzen naar de teampagina, zodat niemand op een dood adres komt
- Spreek vooraf af hoe lang je iemands foto en naam laat staan, en zet dat in het contract
- Vergeet de bevestigingsmails niet: daar staat vaak nog een naam of een adres in
Vaak ouder, en vaak niet degene die behandeld wordt
Op een praktijksite zit lang niet altijd de patiënt zelf achter het scherm. Het is een zoon die iets voor zijn vader regelt, een partner die meekijkt, of iemand die zijn telefoon gebruikt omdat het moet en niet omdat hij dat prettig vindt. Dat verandert je hele ontwerp, en niet alleen de lettergrootte.
| Waar het op aankomt | Hoe het meestal staatop een standaardsite | Hoe wij het bouwenop een praktijksite |
|---|---|---|
| Lettergrootte | Vijftien pixels of kleiner, omdat dat strak oogt in het ontwerp. | Zeventien tot achttien pixels in de lopende tekst, en tekst die groter gezet kan worden zonder dat de pagina uit elkaar valt. |
| Contrast | Lichtgrijze tekst op wit, want dat oogt rustig op het scherm van de ontwerper. | Donkere tekst op een rustige achtergrond, ook getest op een telefoon in de zon en op een scherm dat een paar jaar oud is. |
| Het telefoonnummer | Onderaan in de voettekst, en op de contactpagina achter twee klikken. | In beeld op elke pagina, klikbaar, en op een telefoon met één tik bereikbaar. Bellen blijft voor een groot deel van je bezoekers de eerste keuze. |
| Lengte van het formulier | Tien velden, want zo hoeft de balie later niets meer na te vragen. | Vier of vijf velden. Alles wat je erbij vraagt kost je aanvragen, en bij een praktijk vraag je sowieso al minder dan je zou kunnen. |
| Aantal stappen tot een afspraak | Menu, dienstpagina, contactpagina, formulier, bevestiging. | Vanaf elke pagina hoogstens twee stappen naar bellen of naar een afspraak, en geen stap waarin je eerst een account moet aanmaken. |
| Knoppen en velden | Kleine knoppen dicht op elkaar, getekend voor een muis. | Grote raakvlakken met ruimte ertussen, zodat een minder vaste hand niet naast de knop tikt, en velden met een label dat blijft staan als je typt. |
| Wie het invult | De tekst gaat ervan uit dat de patiënt zelf achter het scherm zit. | De tekst gaat er ook van uit dat een zoon, dochter of partner het regelt. In het formulier staat daarom: voor wie is deze aanvraag. |
| Woordkeus | Vaktermen, afkortingen en de naam van een behandeling zonder uitleg. | Gewone woorden, korte zinnen, en de vaktermen alleen waar ze echt nodig zijn met erachter wat ze betekenen. |
De tabel schuift opzij op een smal scherm.
De pagina waar je balie het meeste werk mee bespaart
Dit is een van de best bezochte pagina’s op een praktijksite, en op veel sites bestaat hij niet. Mensen zoeken het antwoord op deze vragen voordat ze bellen, want het voelt ongemakkelijk om ernaar te vragen aan de telefoon.
Waar mensen naar zoeken voordat ze bellen
Bijna iedereen wil dit weten en bijna niemand belt ervoor, want het voelt als een vraag die je aan de balie stelt en niet aan een vreemde. Dus zoeken ze het op, en als ze het op jouw site niet vinden, vinden ze het ergens anders.
- Wordt dit vergoed, en maakt het uit bij welke verzekeraar je zit
- Heb ik een verwijzing nodig, en van wie
- Wat kost het als het niet vergoed wordt
- Wat gebeurt er als ik niet kom opdagen of te laat afzeg
Wat er op zo’n pagina hoort
Feiten die van jou zijn, in jouw eigen woorden, met een datum erbij. Geen samenvatting van de polisvoorwaarden van verzekeraars, want die veranderen elk jaar en dan staat jouw pagina fout.
- Je eigen tarieven, en wanneer iemand een rekening krijgt
- Of je een contract hebt met verzekeraars, en met welke niet
- Dat de bezoeker het zelf in zijn eigen polis moet nakijken, met de zin waarmee hij kan bellen
- De afspraak over te laat afzeggen, in gewone taal en niet alleen in de voorwaarden
Wat het de balie scheelt
Dezelfde vraag telkens opnieuw beantwoorden kost meer tijd dan het bouwen van de pagina. Zodra die er staat, kun je hem ook doorsturen: één link in plaats van een uitleg door de telefoon.
- Minder telefoontjes met dezelfde vraag, vooral in januari
- Een link die je kunt sturen als iemand er toch over belt
- Minder verrassingen achteraf, en dus minder gedoe over een rekening
Wat wij niet doen aan een praktijksite, en waarom niet
- Geen uitspraken over wat een behandeling doetWij schrijven niets over resultaat, herstel of wat iemand ervan mag verwachten. Dat is jouw vakgebied en het valt onder jouw beroepsregels. Wij bouwen de pagina, jij levert die inhoud aan.
- Geen open klachtenveld in je formulierOok niet als "eventuele toelichting" of "waar kunnen we je mee helpen". Zo’n veld vraagt om informatie die je niet nodig hebt om terug te bellen en die je daarna wel in je postvak hebt staan.
- Geen aanmeldingen naar een gedeeld postvak zonder dat je dat weetAls de berichten naar één adres gaan dat de halve praktijk kent, zeggen we dat voordat we het zo bouwen. Dan kies jij, in plaats van dat je er een jaar later achter komt.
- Geen reviews die over een behandeling gaanWij vragen je patiënten niet om online iets over hun klacht of hun herstel te schrijven. Over wat wel kan met beoordelingen lees je bij reviews en online reputatie.
- Geen agendakoppeling die we niet kunnen testenBiedt jouw afsprakensysteem geen fatsoenlijke koppeling, dan zeggen we dat en zetten we een nette doorverwijzing naar hun eigen scherm. Een half werkende koppeling is erger dan geen koppeling.
- Geen wachttijd die niemand kan bijwerkenAls jij het niet zelf kunt aanpassen, staat het er over een half jaar verkeerd. Dan bouwen we het liever helemaal niet, of we bouwen het als een veld dat jij beheert.
Benieuwd wat er nu precies in jouw postvak binnenkomt?
We lopen je huidige formulier langs, kijken waar de berichten terechtkomen en wat de weg naar een afspraak nu kost aan stappen. Blijkt het prima geregeld, dan hoor je dat ook.
Werk voor praktijken
Sites waar de bezoeker zich eerst wil inlezen.
Vragen over het bouwen van een praktijkwebsite
De vragen die praktijken ons stellen zodra het over formulieren, agenda’s en berichten gaat.
?Mag er zomaar een aanmeldformulier op mijn praktijksite staan?
Technisch kan het altijd. De vraag is wat je erin vraagt en waar het bericht daarna terechtkomt. Wij houden het formulier zo kort dat er weinig in kan staan wat je liever niet in je postvak hebt, en we bespreken vooraf waar de berichten heen gaan en hoe lang ze blijven staan.
Dit is onze praktijkervaring met het bouwen van sites en uitdrukkelijk geen juridisch advies: de regels van jouw beroepsgroep en de regels over persoonsgegevens gaan altijd voor, dus leg de keuze voor aan je beroepsvereniging of aan een jurist voordat je hem vastlegt.
?We mailen nu alles naar één praktijkadres. Is dat erg?
Dat hangt volledig af van wat er in die berichten staat. Komt er alleen een naam en een verzoek om teruggebeld te worden binnen, dan is dat iets anders dan een postvak vol beschrijvingen van klachten. Daarom beginnen wij bij het formulier: hoe minder je vraagt, hoe minder je hoeft op te lossen aan de ontvangstkant.
Loop eens door de laatste twintig berichten in dat postvak. Dat is meestal genoeg om te weten welke kant je op wilt.
?Kunnen jullie koppelen met ons afsprakensysteem?
Soms wel en soms niet, en dat zoeken we uit voordat we iets beloven. Sommige systemen bieden een nette koppeling, andere alleen een eigen scherm waar je bezoeker naartoe gaat. In dat tweede geval zorgen we dat de overgang niet voelt als een andere site: dezelfde kleuren, dezelfde naam, en een duidelijke weg terug.
Wat we niet doen is een tweede agenda in je website bouwen naast de agenda die je al hebt. Dat werkt precies zolang als niemand iets verzet.
?Moeten we onze wachttijd echt op de site zetten?
Dat is geen verplichting die wij opleggen. Sommige beroepsgroepen hebben er zelf afspraken over, dus kijk daar eerst. Wat wij zien bij praktijken die het doen: minder telefoontjes waarin je iemand moet teleurstellen, en aanvragen van mensen die weten waar ze aan toe zijn. Wel alleen als je hem ook bijwerkt.
?Wat kost een praktijkwebsite?
Dat hangt vooral af van drie dingen: hoeveel behandelaren er een eigen pagina krijgen, of er een koppeling met een afsprakensysteem bij komt, en of de berichten naar de mail gaan of naar een systeem met een eigen inlog. Dat laatste is bouwwerk en dat zie je terug in de prijs.
We geven een prijs pas nadat we die drie dingen weten, zodat het bedrag klopt. Leg je situatie voor en je hoort wat het in jouw geval betekent.
?We hebben al een site. Kan die aangepast worden?
Vaak wel, en dan beginnen we bij het formulier en de route naar een afspraak, want daar zit het meeste te winnen. Is de site technisch aan het eind, dan zeggen we dat ook, en dan is vernieuwen het eerlijke antwoord. Hoe wij een site opbouwen staat op website laten maken.
?En hoe zorgen we dan dat we ook gevonden worden?
Dat is een ander onderwerp dan deze pagina. Het bouwen van de site gaat over wat er gebeurt als iemand er is; gevonden worden gaat over hoe hij er komt. Voor de fysiotherapiepraktijk staat dat op online marketing voor de fysiotherapeut, voor de tandarts op online marketing voor de tandarts, en breder voor de zorg op de pagina hieronder.
Waar wil je hierna heen?
Deze pagina gaat over het bouwen van de site zelf. Hiernaast liggen het bouwtraject, het onderhoud erna en het gevonden worden.
Staat jouw vraag er niet tussen? Stel hem gerust, ook als je alleen wilt weten of je huidige formulier te veel vraagt.
Een praktijkwebsite die vertrouwen wekt
Vertel kort wat voor praktijk u heeft en wat de site moet doen. U krijgt een vaste prijs vooraf, zonder verrassingen achteraf.
- Binnen 24 uur reactiePersoonlijk contact, geen standaardmail
- Vaste prijs voorafU weet precies waar u aan toe bent
- Volledig vrijblijvendU zit nergens aan vast